1. Descubra quanto tempo as atividades levam para serem concluídas
Antes de partir para o planejamento, você precisa saber quanto tempo você demora para analisar um documento, redigir um relatório e se preparar para uma reunião, por exemplo.
Lembre-se de que é preciso ser honesto consigo mesmo!
Do contrário, você corre o risco de colocar na sua lista diária mais coisas do que é capaz de cumprir. E aí de nada adianta, concorda?
Para uma gestão de tempo mais precisa, calcule também a quantidade de horas de sono, o tempo gasto com as refeições, prática de exercícios, estudos, família e tudo mais.
2. Faça um planejamento
Monte um cronograma para se planejar com antecedência para as semanas seguintes.
Assim, você consegue visualizar tudo o que precisa ser feito com uma boa folga para distribuir as atividades sem passar apuros.
Isso facilita demais na hora de priorizar o que é mais importante, pois você organiza o que precisa cumprir de acordo com a ordem de urgência.
Conforme as tarefas vão sendo cumpridas, a sensação de ter feito um trabalho bem feito e de estar sendo produtivo aumenta.
3. Defina suas metas
A gestão de tempo é um processo que ajuda você a atingir seus objetivos tanto pessoais quanto profissionais.
Mas, para isso, é necessário definir quais são as suas metas. Com um caminho traçado, as chances de sucesso aumentam.
Você pode fazer isso de diversas formas, mas uma boa dica é usar o método SMART, uma ferramenta poderosa para validar objetivos e planejar de maneira eficiente.
Para se aproximar da realidade, as metas SMART precisam ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e ter um prazo definido.
4. Monte uma lista de tarefas do dia
Além do planejamento mensal e semanal, você deve planejar cada dia com a ajuda de uma lista de tarefas.
Crie o hábito de separar alguns minutos da sua manhã para se planejar. Pegue um café, arrume um lugar confortável para se sentar e pense em tudo o que você pretende fazer no dia.
Então, coloque em primeiro lugar as atividades prioritárias e, por último, as mais triviais.
5. Coloque prazos nas tarefas
Assim como as metas, todas as tarefas devem ter um prazo para acabar. É algo que vai aumentar a sua eficiência – pode apostar!
Funciona como uma espécie de pressão saudável criada por você mesmo.
Dessa forma, as tarefas não ficam se arrastando, deixando que as distrações atrapalhem sua conclusão.
Agendar os prazos em um calendário ou gerenciador de tarefas ajuda bastante a manter o foco em uma atividade e dar conta de terminá-la dentro do tempo esperado.
6. Aprenda a dizer “não”
Quantas vezes alguém veio pedir uma força e, mesmo atolado de obrigações, você disse que poderia ajudar?
Embora seja difícil dizer “não”, aprenda a abrir mão de tarefas que entrem em conflito com os seus objetivos e atrapalhem o seu planejamento.
Saiba que a mesma lógica pode ser aplicada aos e-mails, ligações e mensagens.
Se você está focado na elaboração de uma apresentação, por exemplo, talvez seja preciso recusar uma ligação ou deixar para responder as pessoas em outro momento.
7. Saiba priorizar o que é mais importante
A gente já falou sobre isso aqui, mas ressaltar a importância de saber priorizar nunca é demais.
Em várias ocasiões, tarefas urgentes podem aparecer. Porém, trabalhar apagando incêndios não é a melhor estratégia, certo?
Sendo assim, o melhor a se fazer é priorizar as tarefas mais importantes, que têm mais impacto na empresa, e dedicar mais tempo à execução delas.
Isso porque, se a gente for observar, vamos perceber que deixamos de fazer muita coisa porque não queremos fazer, e não por falta de tempo.
8. Faça reuniões mais produtivas
Reuniões que tomam tempo demais estão entre as principais reclamações dos profissionais. E, muitas vezes, elas poderiam ser mais curtas.
Uma maneira de fazer isso é determinar uma pauta de discussão e uma duração máxima para cada reunião.
Antes de começar, separe uns minutos para se preparar e anotar tudo o que você tem a dizer.
Do contrário, as equipes acabam divagando sobre diversos assuntos que não deveriam ser o foco, ocupando um tempo que poderia ser melhor aproveitado de outras formas.
9. Prepare-se para os imprevistos
Por mais que você tente planejar tudo nos mínimos detalhes, imprevistos sempre podem surgir ao longo do dia.
Leve em conta os pequenos acontecimentos não planejados na gestão de tempo para evitar a sensação de estar atrasado.
Dessa maneira, você inclui um respiro entre os seus afazeres para atender uma ligação de um colega ou até para resolver um problema urgente em casa.
10. Foque no que realmente interessa
Seja no escritório ou em casa, as distrações são sempre um obstáculo para a produtividade, não é?
Por isso, a melhor solução é fugir delas!
Trabalhar com o celular ao lado, por exemplo, apesar de necessário, pode ser um problema. É só uma luz piscar ou o aparelho vibrar para você perder totalmente o foco do que estava fazendo.
Sendo assim, na hora de executar uma tarefa importante, que demanda atenção, busque um cantinho tranquilo onde ninguém vai atrapalhar.